Le tableau de bord, l’outil idéal pour piloter votre entreprise

Vous êtes chef d’entreprise, manager ou responsable de projet ? Vous avez besoin de suivre l’évolution de vos activités, de mesurer vos performances et de prendre des décisions stratégiques ? Alors vous avez besoin d’un tableau de bord. Mais qu’est-ce qu’un tableau de bord ? Comment le construire ? Comment l’utiliser ? Quels sont ses avantages et ses enjeux ? C’est ce que nous allons voir dans cet article.

1. Les fondamentaux du TBD

1.1 Qu’est-ce qu’un tableau de bord ?

C’est un outil de pilotage qui permet de visualiser les informations clés relatives à une activité, un projet ou une organisation. Il se présente sous la forme d’un document synthétique qui regroupe des indicateurs pertinents et actualisés. Il permet de comparer les résultats obtenus avec les objectifs fixés et de détecter les écarts ou les anomalies. Il aide ainsi à analyser la situation, à évaluer les performances et à orienter les actions.

1.2 Pourquoi construire un tableau de bord ?

Il a plusieurs utilités :

Il simplifie l’accès à l’information en la rendant plus lisible et plus compréhensible.
Il facilite la communication entre les différents acteurs impliqués dans l’activité, le projet ou l’organisation.
Il stimule l’implication et la motivation des équipes en leur montrant les progrès réalisés et les défis à relever.
Il optimise la prise de décision en fournissant des éléments objectifs et fiables.
Il améliore la qualité et l’efficacité du pilotage en permettant de suivre l’évolution de la situation, de contrôler les résultats et de corriger les écarts.

1.3 Quand utiliser le tableau de bord ?

Cet outil peut être utilisé dans différents contextes :

Pour piloter une entreprise : il permet de suivre les indicateurs financiers, les indicateurs commerciaux, les indicateurs de production, les indicateurs de qualité, les indicateurs de satisfaction client, etc.
Pour piloter un projet : il permet de suivre les indicateurs de coût, les indicateurs de délai, les indicateurs de qualité, les indicateurs de risque, les indicateurs de performance, etc.
Pour piloter une activité : il permet de suivre les indicateurs d’activité, les indicateurs de performance, les indicateurs de qualité, les indicateurs de satisfaction, etc.

2. Composition d’un Dashboard

2.1 Quels sont les éléments qui composent un tableau de bord ?

Il est composé de plusieurs éléments :

Les indicateurs : ce sont les variables qui permettent de mesurer les résultats ou les performances. Ils doivent être pertinents, quantifiables, fiables et adaptés au contexte. Ils peuvent être de différentes natures : financiers, commerciaux, qualitatifs, etc. Ils peuvent être exprimés en valeurs absolues ou en pourcentages. Ils peuvent être comparés à des références : objectifs, normes, moyennes, etc.
Les graphiques : ce sont les représentations visuelles des indicateurs. Ils doivent être clairs, simples et attractifs. Ils peuvent être de différentes formes : courbes, histogrammes, camemberts, etc. Ils doivent être accompagnés de légendes, de titres et d’axes.
Les commentaires : ce sont les explications ou les analyses des indicateurs et des graphiques. Ils doivent être concis, précis et pertinents. Ils doivent mettre en évidence les points forts et les points faibles, les tendances et les évolutions, les causes et les conséquences, les actions et les recommandations.

2.2 Quels sont les différents types de tableaux de bord ?

Il existe différents types de tableaux de bord selon le niveau de pilotage, le domaine d’application et la fréquence de mise à jour :

Le TBD stratégique : il permet de piloter la stratégie de l’entreprise, du projet ou de l’activité. Il regroupe les indicateurs clés de performance (KPI) qui reflètent la vision, la mission et les objectifs à long terme. Il est destiné aux dirigeants ou aux responsables. Il est mis à jour périodiquement (mensuellement, trimestriellement, annuellement, etc.).
Le Dashboard opérationnel : il permet de piloter les opérations de l’entreprise, du projet ou de l’activité. Il regroupe les indicateurs clés de résultat (KRI) qui reflètent les résultats à court terme. Il est destiné aux managers ou aux équipes. Il est mis à jour régulièrement (quotidiennement, hebdomadairement, etc.).
Le Dashboard analytique : il permet de piloter l’analyse de l’entreprise, du projet ou de l’activité. Il regroupe les indicateurs clés d’alerte (KAI) qui reflètent les anomalies ou les écarts. Il est destiné aux analystes ou aux experts. Il est mis à jour ponctuellement (en cas de besoin, sur demande, etc.).

2.3 Quelle est la différence entre le tableau de bord et le reporting ?

Le tableau de bord et le reporting sont deux outils de pilotage complémentaires mais différents :

Le TBD est un outil de synthèse qui permet de visualiser les informations clés. Il est orienté action et décision. Il répond à la question “Où en sommes-nous ?”.
Le reporting est un outil de détail qui permet de documenter les informations complètes. Il est orienté information et communication. Il répond à la question “Que s’est-il passé ?”.

3. Préparation d’un tableau de bord

3.1 Comment on fait un tableau de bord ?

Pour faire un Dashboard, il faut suivre une méthode qui se décompose en quatre étapes :

La définition du besoin : il s’agit de clarifier le contexte, le public cible, les objectifs et les contraintes du tableau de bord.
La sélection des indicateurs : il s’agit de choisir les indicateurs les plus pertinents et les plus adaptés au besoin. Il faut veiller à respecter le principe SMART : Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporel.
La conception du tableau de bord : il s’agit de définir la structure, le format et le design du tableau de bord. Il faut veiller à respecter le principe KISS : Keep It Simple and Stupid.
La réalisation du tableau de bord : il s’agit de collecter les données, de calculer les indicateurs, de représenter les graphiques, de rédiger les commentaires et de vérifier la qualité du tableau de bord.

3.2 Quelles sont les étapes principales de la préparation d’un tableau de bord ?

Les étapes principales de la préparation d’un TBD sont les suivantes :

Définir le besoin : il faut se poser les bonnes questions pour cerner le besoin du tableau. Par exemple : Quel est le but du tableau ? A qui est-il destiné ? Quels sont les objectifs à atteindre ? Quelles sont les contraintes à respecter ?
Sélectionner les indicateurs : il faut choisir les indicateurs qui vont permettre de mesurer les résultats ou les performances du tableau. Par exemple : Quels sont les critères de succès ? Quelles sont les sources de données ? Quels sont les calculs à effectuer ? Quelles sont les références à utiliser ?
Concevoir le tableau de bord : il faut définir la structure, le format et le design du tableau. Par exemple : Quelle est la logique de présentation ? Quels sont les éléments à afficher ? Quels sont les graphiques à utiliser ? Quelles sont les couleurs à appliquer ?
Réaliser le tableau de bord : il faut collecter les données, calculer les indicateurs, représenter les graphiques, rédiger les commentaires et vérifier la qualité du tableau. Par exemple : Quels sont les outils à utiliser ? Quelles sont les méthodes à suivre ? Quelles sont les vérifications à effectuer ?

3.3 Quand faire un tableau de bord ?

Il n’y a pas de règle universelle pour déterminer le moment de faire un Dashboard. Cela dépend du contexte, du besoin et de la disponibilité des données. Toutefois, il est conseillé de faire un tableau de bord :

Avant de lancer une activité, un projet ou une organisation : il permet de définir les objectifs, les indicateurs, les références et les actions à mettre en place.
Pendant le déroulement d’une activité, d’un projet ou d’une organisation : il permet de suivre l’évolution, de contrôler les résultats, de corriger les écarts et d’adapter les actions.
Après la fin d’une activité, d’un projet ou d’une organisation : il permet de mesurer les performances, de comparer les résultats, d’analyser les causes et les conséquences et de tirer les enseignements.

4. Avantages et enjeux du TBD

4.1 Quels sont les avantages d’un tableau de bord ?

Un tableau de bord présente de nombreux avantages :

Il simplifie l’accès à l’information en la rendant plus lisible et plus compréhensible.
Il facilite la communication entre les différents acteurs impliqués dans l’activité, le projet ou l’organisation.
Il stimule l’implication et la motivation des équipes en leur montrant les progrès réalisés et les défis à relever.
Il optimise la prise de décision en fournissant des éléments objectifs et fiables.
Il améliore la qualité et l’efficacité du pilotage en permettant de suivre l’évolution de la situation, de contrôler les résultats et de corriger les écarts.

4.2 Quels sont les enjeux du tableau de bord ?

Il présente aussi des enjeux :

Il doit être aligné avec la stratégie de l’activité, du projet ou de l’organisation.
Il doit être cohérent avec les attentes et les besoins des utilisateurs.
Il doit être adapté au contexte et à l’environnement de l’activité, du projet ou de l’organisation.
Il doit être actualisé en temps réel ou en temps différé selon la fréquence de mise à jour.
Il doit être évalué et amélioré en continu selon les retours et les résultats.

4.3 Quels sont les trois types d’indicateurs ?

Il existe trois types d’indicateurs selon le niveau de pilotage, le domaine d’application et la fréquence de mise à jour :

Les indicateurs clés de performance (KPI) : ce sont les indicateurs qui permettent de mesurer les performances à long terme. Ils sont liés à la stratégie de l’activité, du projet ou de l’organisation. Ils sont mis à jour périodiquement (mensuellement, trimestriellement, annuellement, etc.).
Les indicateurs clés de résultat (KRI) : ce sont les indicateurs qui permettent de mesurer les résultats à court terme. Ils sont liés aux opérations de l’activité, du projet ou de l’organisation. Ils sont mis à jour régulièrement (quotidiennement, hebdomadairement, etc.).
Les indicateurs clés d’alerte (KAI) : ce sont les indicateurs qui permettent de détecter les anomalies ou les écarts. Ils sont liés à l’analyse de l’activité, du projet ou de l’organisation. Ils sont mis à jour ponctuellement (en cas de besoin, sur demande, etc.).

5. Gestion du Dashboard

5.1 Comment gérer le tableau de bord ?

Pour gérer le TBD, il faut suivre une démarche qui se décompose en trois phases :

La diffusion du tableau de bord : il s’agit de partager le tableau avec les utilisateurs concernés. Il faut veiller à respecter le principe RACI : Responsible, Accountable, Consulted, Informed.
La lecture du tableau de bord : il s’agit de comprendre le Dashboard et de déduire les informations utiles. Il faut veiller à respecter le principe PDCA : Plan, Do, Check, Act.
L’amélioration du tableau de bord : il s’agit de mesurer l’efficacité du tableau et de proposer des actions correctives ou préventives. Il faut veiller à respecter le principe DMAIC : Define, Measure, Analyze, Improve, Control.

5.2 Quels sont les outils de tableau de bord ?

Il existe de nombreux outils de TBD qui permettent de créer, de modifier, de diffuser et de consulter des tableaux de bord. Ces outils peuvent être classés en deux catégories :

Les outils généralistes : ce sont les outils qui permettent de réaliser des tableaux de bord polyvalents et personnalisables. Ils offrent une grande liberté de choix des indicateurs, des graphiques, des couleurs, etc. Ils nécessitent une bonne maîtrise des données, des calculs, du design, etc. Exemples : Excel, PowerPoint, Google Sheets, Google Slides, etc.
Les outils spécialisés : ce sont les outils qui permettent de réaliser des tableaux de bord spécifiques et préconfigurés. Ils offrent une grande facilité de mise en œuvre des indicateurs, des graphiques, des couleurs, etc. Ils nécessitent une bonne adaptation aux données, aux calculs, au design, etc. Exemples : Tableau, Power BI, QlikView, Google Data Studio, etc.

5.3 Comment lire le tableau de bord ?

Pour lire un Dashboard, il faut suivre une méthode qui se décompose en quatre étapes :

La prise de connaissance du tableau de bord : il s’agit de le découvrir et de repérer les éléments principaux. Il faut se poser les questions suivantes : Quel est le titre du tableau ? Quelle est la période de référence ? Quels sont les indicateurs affichés ? Quels sont les graphiques utilisés ? Quels sont les commentaires associés ?
L’observation du Dashboard : il s’agit de le regarder et de détecter les informations importantes. Il faut se poser les questions suivantes : Quels sont les résultats obtenus ? Quels sont les objectifs fixés ? Quels sont les écarts constatés ? Quels sont les points forts et les points faibles ?
L’interprétation du TBD : il s’agit de comprendre ce dernier et de déduire les informations utiles. Il faut se poser les questions suivantes : Quelles sont les tendances observées ? Quelles sont les évolutions prévues ? Quelles sont les causes et les conséquences des écarts ? Quelles sont les actions et les recommandations proposées ?
L’action sur le tableau : il s’agit de réagir au TBD et de prendre les décisions appropriées. Il faut se poser les questions suivantes : Quels sont les objectifs à atteindre ? Quels sont les plans d’action à mettre en œuvre ? Quels sont les responsables et les délais à respecter ? Quels sont les indicateurs à suivre ?

En somme, Le Dashboard est un outil de pilotage indispensable pour toute activité, projet ou organisation. Il permet de visualiser les informations clés, de mesurer les performances, de comparer les résultats, de détecter les écarts, d’analyser la situation, d’évaluer les actions et de prendre les décisions.

Pour en construire un, il faut définir le besoin, sélectionner les indicateurs,le concevoir, le réaliser, le diffuser, le lire et l’améliorer. Il existe de nombreux outils de TBD qui facilitent la création, la modification, la diffusion et la consultation de ces tableaux.